Notaris

Onderstaande afbeelding geeft de stappen in het aktenproces op een overzichtelijke manier weer. Binnen het traject van ketenintegratie worden de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden, zoals die nu tussen het notariaat en het Kadaster liggen, niet gewijzigd.

De door u gebruikte software dient aangepast te worden voor de aangeboden functionaliteiten. U kunt hiervoor contact opnemen met uw softwareleverancier. Tot die tijd kunt u (tijdelijk) gebruik maken van KIK-Lokaal.

Voorbereiden

Eerste inzage
De eerste inzage dient twee doelen:

• het onderzoeken van de huidige situatie
• het opbouwen van het dossier

Het onderzoeken zal, net zoals nu, plaatsvinden met behulp van Mijn Kadaster. Daar zijn allerlei zoekmogelijkheden beschikbaar die het mogelijk maken een compleet beeld van de situatie op te bouwen.

Herrecherche
Bij herrecherche via KIK-inzage zoekt de door u gebruikte software (afhankelijk van uw softwareleverancier) automatisch naar verschillen tussen de oorspronkelijke en de nieuwe berichten. Het dossier wordt hierdoor automatisch geactualiseerd. Daarnaast komt het systeem Watchdog ter beschikking. Met een Watchdog abonnement op een kadastraal object krijgt u direct een melding als er iets gewijzigd is met betrekking tot dat object. Hierdoor hoeft u zelf geen herrecherche meer uit te voeren. Na een Watchdogmelding volstaat het raadplegen van Mijn Kadaster.

De combinatie Watchdog en KIK-Inzage maakt dat uw systeem altijd de juiste en meest actuele situatie van het Kadaster bevat.

Samenstellen

Inzage
Met KIK-Inzage worden gegevens, die u opvraagt uit de Basisregistratie Kadaster, geautomatiseerd overgenomen in het stuk dat u opstelt. Hiermee behoren typefouten tot het verleden. Door in de keten gebruik te maken van dezelfde gegevens verbetert de kwaliteit. Voor het opbouwen van het dossier kan uw systeem aangesloten worden op KIK-Inzage. Dit doet u met behulp van een eigen applicatie.

Aktetekst
Om stukken geautomatiseerd te kunnen verwerken, dient herkenbaar zijn waar, welke gegevens zich in het stuk bevinden. Dit wordt opgelost door de structuur van een stuk vast te leggen in een modeldocument. Dit modeldocument bestaat veelal uit twee tekstgedeelten. In het eerste gedeelte staan de gegevens die van belang zijn voor verwerking in de Basisregistratie Kadastrale en inschrijving in het openbaar register. In het tweede deel is ruimte voor vrije tekst.

Op basis van het modeldocument wordt een stylesheet ontwikkeld. Dit is de technische vertaling van het modeldocument en wordt daadwerkelijk gebruikt om een stuk samen te stellen. Wanneer uw software het gebruik van deze stylesheets ondersteunt, kunt u een stuk samenstellen dat geschikt is voor geautomatiseerde verwerking. Bij het samenstellen wordt, naast de akte, ook een XML-bestand aangemaakt dat alle, voor het Kadaster relevante, informatie bevat. Bij het registreren van de akte wordt het XML-bestand gebruikt voor het bijwerken van de Basisregistratie Kadaster. De integrale tekst van de akte wordt – net als nu – in het openbaar register opgenomen.

Stukken generator (KIK-lokaal)
Gebruikt u geen eigen software of heeft uw softwarleverancier nog geen aanpassingen in zijn systeem doorgevoerd, dan kunt u (tijdelijk) gebruik maken van KIK-Lokaal. KIK-Lokaal kan een akte en essentialiabestand aanmaken waardoor geautomatiseerde verwerking mogelijk is.

Aanbieden

Narecherche
Bij de eerste inzage kunt u vanaf begin 2011 een abonnement, voor een specifiek object, afsluiten op Watchdog. Gedurende een halfjaar ontvangt u vervolgens direct een melding als er iets is gewijzigd met betrekking tot dat object. Het Kadaster stuurt u, na inschrijving van uw akte, een Watchdogverklaring over de ingeschreven stukken op het kadastrale object. Hierin verklaart de bewaarder dat er, anders dan de in het bericht genoemde stukken, geen andere stukken ter inschrijving zijn aangeboden die betrekking hebben op dat object. Dit bericht is voor u voldoende bewijs om aan te tonen dat de narecherche goed is uitgevoerd.

Objectcontrole
Het Kadaster voert een “100% objectcontrole” uit. Dit doen we door, bij het inschrijven, de aantekeningen met de wijzigingen in de registratie te vergelijken. Hierdoor vermindert het aantal objectfouten in de registratie en verhoogt de kwaliteit van de registratie.

Terstond inschrijven
In het proces van ketenintegratie worden de stappen ‘beoordelen op inschrijvingsvereisten’ en ‘toepassen in de Basisregistratie Kadaster’ gescheiden. Hierdoor kan inschrijving van het stuk sneller plaatsvinden, waardoor u het bewijs van inschrijving sneller (al voordat het stuk is toegepast) ontvangt. Bij het inschrijven wordt, bij de betreffende objecten, aangetekend dat het stuk is ingeschreven en op korte termijn verder verwerkt zal worden. Tijdens die verwerking kan vastgesteld worden dat de akte weliswaar inschrijfbaar is, maar een onjuistheid bevat. In dat geval ontvangt u een Verzoek tot Verbetering (VTV). Het kan dus voorkomen dat u eerst een Bewijs van Inschrijving (BVI) ontvangt en vervolgens een VTV.

Aanleveren
Het met een stylesheet opgemaakte stuk biedt u, na elektronische ondertekening, via Web-ELAN aan bij het Kadaster. Het Kadaster verifieert of het aangeleverde XML-bestand en het stuk dezelfde informatie bevatten en of het stuk aan de technische (inschrijvings)vereisten voldoet. Als dit zo is, verifiëren we of het stuk aan de juridische (inschrijvings)vereisten voldoet. Als ook die vereisten kloppen kan het stuk geautomatiseerd ingeschreven en verwerkt worden in de Basisregistratie Kadaster.